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Smart Working: best practices

Giulia Urbani
Giulia Urbani

Di Smart Working si sente parlare sempre più spesso e, soprattutto in un periodo giustamente guidato dal #iorestoacasa come quello che stiamo vivendo, un numero sempre più alto di aziende ha deciso di implementare all’interno dei propri processi questa modalità di lavoro.

Se da un lato il concetto di smart working è chiaro ai più (Lavoro agile), non sempre è facile adattarsi al cambiamento. 

Poiché spesso i rapporti di reciproca fiducia si vanno a creare per lo più di persona, resta infatti come un’ombra la paura di non riuscire ad essere ben integrati nelle logiche aziendali come quando si lavora vis à vis, sia dal punto di vista delle relazioni sociali sia dal punto di vista del progredire nella carriera.

Altre difficoltà sono spesso inerenti al maggiore sforzo di programmazione delle attività e di gestione delle urgenze.

Come riuscirci al meglio?

Per riuscire ad utilizzare efficacemente la modalità dello Smart Working è necessario dunque non solo un buon coordinamento all’interno dei team dal punto di vista dell’organizzazione del lavoro e del mantenimento delle relazioni sociali, ma è evidente come fare un passo in più verso il meccanismo del “dare fiducia” sia imprescindibile.

Dato come base il rapporto di fiducia tra le parti di cui abbiamo appena discusso, di seguito quello che vuole essere un piccolo vademecum, una raccolta di tips & tricks, che cerca di rendere più semplice e rapido l’adattamento alla modalità di lavoro agile che siamo tutti chiamati a implementare.

IL TEMPO: 

  1. Organizza al meglio il tuo tempo provando a fare una To-Do List del giorno (meglio se fatta la sera precedente)
  2. Fissa dei meeting ricorrenti con il tuo team, ad esempio un kickoff mattutino per condividere gli obiettivi del giorno e fare delle domande prima di iniziare
  3. Lavorare in remoto non significa “essere sempre connessi” ma significa avere l’opportunità di lavorare in modo più concentrato: datti dei tempi per le pause e per la concentrazione
  4. Prova ad avere un calendario condiviso con il tuo team, di modo tale che sia possibile vedere quando sei impegnato –> se dalle 14 alle 17 stai svolgendo un’attività ma ogni due minuti qualcuno ti chiama sarà difficile riuscire a portarla a termine entro fine giornata
  5. C’è sempre il tempo per una pausa, meglio se con i colleghi: fissa un appuntamento per un coffe break in videocall già dal mattino!
  6. Non riesci a concentrarti o ti senti affaticato? Prenditi un attimo per te! Puoi anche ascoltare della musica, ritagliarti un attimo di silenzio, fare qualche minuto di meditazione

LO SPAZIO:

  1. Evita i riflessi sul monitor e di avere una finestra alle spalle; regola al meglio la luminosità del monitor rispetto a quella della stanza (prova con la modalità automatica)
  2. Ricordati di accendere la luce quando inizia a fare buio
  3. Prova diversi spazi della casa prima di capire quale possa essere quello giusto per te
  4. Guardati intorno e verifica di non avere fonti di rumore e di distrazione vicine, per quanto possibile
  5. Evita il divano o le poltrone morbide
  6. Se fai diverse telefonate, puoi provare a farle in piedi o addirittura camminando per casa
  7. Cambia spesso aria al locale in cui stai lavorando; se il tempo lo consente, tieni una finestra leggermente socchiusa

TECNOLOGIA E SICUREZZA:

  1. Prova a usare strumenti di UCC (unified communication and collaboration) come cartelle e documenti condivisi in cloud, utili a collaborare a più mani su un documento o su della documentazione
  2. Cerca di stare seduto composto, con la schiena appoggiata alla sedia e le gambe composte
  3. Se possibile usa mouse, tastiera e monitor esterni. Oppure prova a rialzare un po’ il pc per non tenere il collo inclinato
  4. Alza il volume della suoneria, silenzia i gruppi Whatsapp e Telegram; –> se non hai sentito la chiamata del tuo capo non ti impanicare, richiamalo appena puoi!
  5. Fai una call su Google Meet! Puoi condividere lo schermo, e a volte è più facile chiamarsi e far vedere qualcosa ai colleghi che scriverlo in chat
  6. Fai attenzione ai cavi lasciati in giro, qualcuno potrebbe inciampare!

Buon lavoro, da casa 🙂

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